P: Kome je sustav upravljanja kvalitetom namijenjen?

O: Sustav je namijenjen organizacijama civilnoga društva iz raznih područja djelovanja: demokratizacije i ljudskih prava, socijalne skrbi, obrazovanja, zaštite djece i mladih, zaštite okoliša i mnogih drugih područja djelovanja. Primjena sustava je isključivo dobrovoljna – namijenjena je organizacijama koje procijene da žele raditi na unaprjeđenju kvalitete i da za to u datom trenutku imaju dovoljno mogućnosti.

P: Mogu li ga primjenjivati i male organizacije, bez zaposlenih?

O: S obzirom da je sustav upravljanja kvalitetom po svojoj naravi administrativan i traži određenu strukturiranost, preporuka je da organizacija ima barem jednog zaposlenog, kao i prostor za rad ako želi primjenjivati sustav.

P: Ako se samoprocjenjujemo, kako osigurati objektivnost?

O: Cilj primjene sustava je organizacijski razvoj i, najvažniji dio postupka samoprocjene, sagledavanje stvarne situacije i provođenje planova za unaprjeđenje. Najbolji način da osigurate visoku razinu objektivnosti jest da prikupite što više informacija od šireg kruga ljudi unutar organizacije. Stoga je preporuka da se u radnu skupinu za samoprocjenu uključe relevantni ljudi iz organizacije, koji će predstavljati različite skupine, od predstavnika rukovodećih i upravnih tijela, do zaposlenika, volontera, pa i korisnika.

P: Koliko radna skupina za samoprocjenu treba imati članova?

O: Nema određenog broja članova koju bi trebala sadržavati radna skupina za samoprocjenu. Važno je da uključi sve relevantne osobe iz organizacije koje imaju različite funkcije i uloge kako bi se dobio što objektivniji uvid u rad organizacije i kako bi se maksimalno osigurala objektivnost u procesu.

P: Zašto sustav ne navodi točno koji dokaz je potreban uz pojedini kriterij?

O: Dokazi se mogu razlikovati od organizacije do organizacije. Željeli smo izbjeći da ovaj sustav propisuje stvaranje nove dokumentacije, zato smo i ponudili različite nazive, a i formate/oblike dokumenata. Kad god je to moguće, pregledajte ono što već imate i ako treba nadopunite ili doradite. Vrlo vjerojatno će vam vaš organizacijski Statut, dokumenti koji uređuju organizacijski ustroj i rad, te vaši strateški i operativni planovi biti najčešće spominjani dokazi.

P: Brojni kriteriji navode da se određena aktivnost treba provoditi redovno, često i/ili sustavno? Kako definirate te termine?

O: Ovo opet ovisi o samoj organizaciji. Ako, naprimjer, vaša organizacija statutom propisuje da se Skupština saziva jednom godišnje, onda je u vašem slučaju jednom godišnje održavanje Skupštine redovno. Organizacija koja predviđa skupštinu četiri puta godišnje, a održava je samo jednom, u tom slučaju to nije redovno.

P: Moramo li primijeniti sustav na svim područjima kvalitete? Što ako su nam neka manje relevantna za naš rad?

O: Odabir je na vama. Naša je preporuka da opću procjenu napravite na svim područjima, kako biste se upoznali sa svim standardima i kriterijima, a nakon toga odaberite za detaljnu samoprocjenu i rad na unaprjeđenju ona područja koja ocijenite da su vam najpotrebnija. Uz napomenu da ako razmišljate o certificiranju u budućnosti, morat ćete zadovoljiti standarde u svim područjima kvalitete.